Четыре места, где видны деньги компании: Прибыль и убытки — сколько заработали, Выручка и оплаты — сколько пришло от клиентов, Отчёт ДДС — все деньги, которые пришли и ушли, и раздел Платежи — журнал каждого движения денег. Первые три открываются в меню Отчёты, «Платежи» — отдельным пунктом главного меню.
Выручка, стоимость визитов, поступления и прибыль#
Это четыре разные цифры, и их легко перепутать:
| Цифра | Что это | Где смотреть |
|---|---|---|
| Стоимость оказанных услуг | Сколько стоили визиты со статусом «Услуга оказана» — неважно, оплачены они, в долг или абонементом. Считается по дню визита. | Отчёты «Услуги», «Сотрудники», «Клиенты», средний чек в «Обзоре» |
| Выручка | Реальные деньги от клиентов — наличные, карта, перевод — в день, когда они пришли. За вычетом возвратов. Без оплат бонусами, абонементами и подарочными картами. | «Обзор», «Выручка и оплаты» |
| Поступления | Все деньги, пришедшие на кассы и счета: выручка плюс прочие приходы, внесения в кассу, переводы между счетами. | «Отчёт ДДС», «Платежи» |
| Чистая прибыль | Доходы минус себестоимость товаров и материалов минус расходы. | «Прибыль и убытки» |
Пример за месяц#
Визитов оказано на 300 000 ₽: клиенты заплатили за них 270 000 ₽ деньгами, 10 000 ₽ — абонементами, купленными раньше, 20 000 ₽ остались в долг. Ещё за месяц:
- клиент вернул долг за прошлый месяц — 15 000 ₽;
- продали абонементов на 30 000 ₽;
- продали товаров на 40 000 ₽, их себестоимость — 22 000 ₽;
- на услуги списано материалов на 18 000 ₽;
- заплатили аренду 60 000 ₽ и зарплату 120 000 ₽;
- оплатили поставщику закупку товара — 50 000 ₽.
| Цифра | Расчёт | Итог |
|---|---|---|
| Стоимость оказанных услуг | все визиты месяца | 300 000 ₽ |
| Выручка | 270 000 + 15 000 + 30 000 + 40 000 | 355 000 ₽ |
| Себестоимость | 22 000 товары + 18 000 материалы | 40 000 ₽ |
| Валовая прибыль | 355 000 − 40 000 | 315 000 ₽ (маржа 88,7%) |
| Расходы | 60 000 + 120 000 | 180 000 ₽ |
| Чистая прибыль | 315 000 − 180 000 | 135 000 ₽ (рентабельность 38%) |
| Чистый денежный поток (ДДС) | 355 000 − (60 000 + 120 000 + 50 000) | 125 000 ₽ |
| Долги клиентов | визиты месяца без оплаты | 20 000 ₽ |
Почему так:
- 10 000 ₽ абонементами — не выручка этого месяца: деньги за абонементы пришли, когда их продавали. А 30 000 ₽ за новые абонементы — выручка этого месяца, хотя услуги по ним будут позже.
- Долг 20 000 ₽ попадёт в выручку того месяца, когда клиент его заплатит, — как 15 000 ₽ долга за прошлый месяц попали в этот.
- 50 000 ₽ поставщику — не расход в «Прибыли и убытках»: товар станет расходом через себестоимость, когда его продадут или спишут на услуги. Но в ДДС эти деньги видны — они ушли со счёта.
Прибыль и убытки#
Отчёты → Прибыль и убытки. Доходы считаются по поступлению денег — в день оплаты, а не в день визита.
Вверху четыре плитки: Доходы, Валовая прибыль с маржой, Расходы и Чистая прибыль с рентабельностью. Если расходы больше доходов, последняя плитка называется Убыток. Ниже — таблица из трёх частей, у каждой строки — доля от доходов.
Доходы#
- Услуги по записи — оплаты визитов, включая долги, принятые платёжным документом. Возвраты денег клиентам вычитаются отсюда.
- Услуги без записи и Продажа товаров — продажи через окно «Продажа».
- Абонементы и подарочные карты — в день продажи.
- Пополнения бонусных карт.
- Чаевые — если были. Чаевые мастерам выплачиваются им вместе с зарплатой и попадают в расходы, общие чаевые остаются компании.
- Прочие поступления — приходы, внесённые вручную в разделе «Платежи», по статьям. Внесение денег в кассу и переводы между своими счетами доходом не считаются.
Себестоимость#
- Себестоимость проданных товаров — по средней себестоимости на момент продажи.
- Материалы на услуги — проведённые документы расхода материалов. Подробнее — Расход материалов на услуги.
Расходы#
Расходы собираются по статьям из нескольких мест:
- расходы из кассы смены — по статье, выбранной при расходе; без статьи — строка «Без категории»;
- исходящие платежи и расходы наличных из раздела «Платежи», кроме оплаты поставщикам, изъятий из кассы и возвратов клиентам;
- Зарплата (не через кассу) — выплаты сотрудникам, проведённые в расчёте зарплаты мимо кассы;
- Недостачи в кассе — если при закрытии смены наличных оказалось меньше, чем должно быть.
Статьи общие для кассы и «Платежей», их список — в Настройки → Статьи доходов и расходов.
Динамика по месяцам#
Справа два графика за последние 6 месяцев: Доходы по месяцам и Чистая прибыль по месяцам. Текущий месяц — по сегодняшний день. Месяцы с убытком — красным. Графики не зависят от выбранного периода.
Чтобы расходы в отчёте были полными, проводите их через систему: аренду, коммунальные, рекламу — исходящим платежом в «Платежах» или расходом из кассы. Иначе прибыль будет выглядеть больше, чем есть.
Выручка и оплаты#
Отчёты → Выручка и оплаты — сколько денег пришло от клиентов и как.
- Плитки — выручка и её разбивка: Наличные, Карта, Перевод с долей каждого способа. Долги, принятые платёжным документом через банк, считаются в «Перевод».
- Выручка по дням — график, наведите на столбик, чтобы увидеть сумму.
- Когда приходят деньги — суммы по часам. Помогает понять, когда в кассе больше всего работы.
- Оплачено тем, что купили раньше — сколько за период списали бонусами, подарочными картами и абонементами. Это не выручка: деньги за них уже посчитаны в день продажи или пополнения.
- Чаевые — сумма за период строкой под этим блоком. В выручку не входят, по сотрудникам — в отчёте «Сотрудники».
- По дням — таблица: наличные, карта, перевод, выручка и расходы из кассы за каждый день.
Платежи#
Раздел Платежи в главном меню — журнал всех движений денег по кассам и счетам. По умолчанию — за этот месяц. Как создать платёж и пользоваться фильтрами — в статье Платежи: журнал и новый платёж; ежедневная работа с кассой и остатками — в разделе Финансы.
- Что в журнале: документы, созданные вручную (приход и расход наличных, входящий и исходящий платёж), операции кассы смен — только реальные деньги, деньги, сданные при закрытии смены, излишки и недостачи, зарплата, выплаченная не через кассу. Колонка Документ подписывает источник: «Вручную», «Касса смен» или «Зарплата».
- Колонки: документ, кто создал и дата, приход, расход, счёт, статья, клиент или контрагент, комментарий, когда изменён.
- Поиск и фильтры: период (сег, вч, нед, мес, всё или свои даты), операция, статус, счёт, источник, статья, контрагент, клиент, сумма. Воронка в заголовке колонки — то же самое быстрее.
- Итого внизу — приход, расход и сальдо по всем найденным операциям, только проведённым: черновики и отменённые не считаются.
- Нажмите на имя клиента или контрагента — откроются все взаиморасчёты с ним. В меню ⋯ — открыть, печать, смена кассы или расчёт зарплаты, удаление.
- Кнопка + Платёж — новый приход или расход: например, аренда, оплата поставщику или внесение денег.
Отчёт ДДС#
Отчёты → Отчёт ДДС — отчёт о движении денежных средств. Берёт те же операции, что журнал «Платежи», только проведённые, и раскладывает их по статьям и месяцам.
- Период — два поля дат и стрелка. По умолчанию — с 1 января по сегодня, максимум — два года.
- Сверху — Поступления, Выплаты и Чистый денежный поток: прибавилось денег за период или убавилось.
- Таблица — строки «Поступления» и «Выплаты» с итогом за каждый месяц, под ними статьи, внизу — чистый поток по месяцам. Месяцы в минусе — красным. Операции без статьи — в строке «Без статьи».
Чем ДДС отличается от прибыли#
| Операция | Прибыль и убытки | ДДС |
|---|---|---|
| Оплата поставщику за товар | Не расход — товар уйдёт в себестоимость при продаже | Выплата |
| Изъятие из кассы, деньги, забранные при закрытии смены без инкассации на другой счёт | Не расход | Выплата |
| Внесение денег в кассу | Не доход | Поступление |
| Перевод между своими счетами, инкассация | Не видны | И поступление, и выплата — на чистый поток не влияют |
| Себестоимость проданного товара, материалы на услуги | Уменьшают прибыль | Не видны: денег в этот день не тратили |
| Возврат денег клиенту | Уменьшает доходы | Выплата |
Поэтому бывает, что прибыль есть, а денег на счёте меньше, чем ждали: например, весь месяц закупали товар впрок. ДДС показывает, куда ушли деньги, «Прибыль и убытки» — заработали ли вы.
Долги, предоплаты и возвраты#
- Долги клиентов. Плитка «Долги клиентов» и список «Не оплатили визиты» в «Обзоре» — по оказанным визитам выбранного периода. Принятый долг попадает в выручку в день оплаты. Все документы с долгом — в разделе Продажи.
- Абонементы, подарочные карты, бонусы. Выручка — в день продажи или пополнения. Когда клиент ими платит, в выручку это не идёт, а видно в блоке «Оплачено тем, что купили раньше».
- Возвраты. Возврат денег уменьшает выручку того дня, когда деньги вернули, а не дня продажи.
Если цифра странная#
Выручка в «Обзоре» больше суммы таблицы «По дням». Таблица и график по часам строятся по операциям кассы. Долг, принятый платёжным документом в «Платежах», входит в выручку и график по дням, но не в эти два блока.
Прибыль большая, а денег нет. Посмотрите выплаты в ДДС: закупки товара, изъятия из кассы, возвраты — в прибыли их нет.
Большая строка «Без категории» в расходах. Расходы из кассы провели без статьи. Укажите статьи при следующих расходах, а список статей настройте в Настройки → Статьи доходов и расходов.
Себестоимость товаров нулевая или слишком маленькая. Товар оприходовали без цены — себестоимость считается по средней. Подробнее — раздел «Себестоимость» в статье Склад: как устроен учёт.
Кто видит#
- «Прибыль и убытки» и «Выручка и оплаты» — с правом Отчёты и аналитика.
- «Платежи» и «Отчёт ДДС» — с правом Платежи.