Каждое движение товара на складе — это документ: закупка, списание, инвентаризация и другие. Документ сначала собирают как черновик, потом проводят — и только тогда меняются остатки.
На странице документа справа вверху есть кнопка Пройти обзор страницы — короткая экскурсия по полям и кнопкам. Там же ссылка на эту инструкцию.
Виды документов#
| Документ | Что делает |
|---|---|
| Заказ поставщику | Заявка поставщику. Остатки и долг не меняет. Подробнее |
| Закупка | Товар приходит на склад, сумма становится долгом перед поставщиком. |
| Оприходование | Приход без долга: стартовые остатки, излишки, подарок от поставщика. Подробнее |
| Списание | Порча, брак, истёк срок, нужды компании. |
| Возврат поставщику | Товар уходит обратно поставщику и уменьшает долг. |
| Инвентаризация | Пересчёт склада: разница спишется или оприходуется. Подробнее |
| Перемещение | Товар переезжает в другой филиал. Есть, если филиалов несколько. Подробнее |
| Расход на услугу | Создаётся сам, когда у записи ставят «Услуга оказана». Подробнее |
Продажи и возвраты от покупателей тоже двигают склад, но оформляются в окне продажи — отдельных документов в этом разделе для них нет.
Список документов#
- В меню слева — Все документы и разделы по видам. В разделе кнопка Создать … сразу открывает новый документ этого вида.
- Строка поиска ищет по номеру документа или входящей накладной, контрагенту, комментарию и тому, кто создал документ.
- Кнопка Фильтры открывает панель: период (быстрые кнопки «сег», «вч», «нед», «мес», «всё» или свои даты), вид документа (в «Все документы»), статус, контрагент, оплата закупки (с долгом, частично, просрочены, оплачены), кто создал, товар в документе (название или артикул) и сумма от — до. По умолчанию показаны документы за всё время. Панель запоминает, открыта она или нет.
- Выбранные фильтры показываются плашками под поиском — крестик на плашке убирает один фильтр, Сбросить — все сразу.
- Воронка в заголовке колонки (вид, контрагент, сумма, оплата, статус, создал) — быстрый фильтр прямо из таблицы.
- Excel — скачивает все найденные документы с учётом поиска и фильтров (без деления на страницы): номер, даты, статус, контрагент, входящий номер, основание, склад, сумма, оплата, комментарий, кто создал.
- Если есть непроведённые черновики, сверху появится плашка — нажмите, чтобы увидеть их все.
- Внизу — итоги по всем найденным документам: сколько их, сумма проведённых и сколько осталось заплатить поставщикам. Список выводится по 100 документов на страницу.
- В конце каждой строки — кнопка ⋯ с действиями: Посмотреть (документ в окне, не уходя из списка), Редактировать, у закупки — Создать возврат и Создать оплату, у заказа — Оформить закупку, и Удалить.
Статусы#
- Черновик — документ сохранён, но остатки не менял. Его можно дописывать и удалить.
- Проведён — остатки изменились. Документ можно изменить или удалить — остатки пересчитаются.
- Отменён — встречается только у старых документов: остатки по нему уже возвращены. Такой документ можно удалить.
Как заполнить документ#
- В заголовке уже виден номер, который получит документ, с пометкой «(не сохранено)» — номер присвоится при сохранении.
- Укажите дату и поля этого вида: поставщика, причину списания или филиал. Дата выбирается в календарике — тот же, что на странице календаря.
- Добавьте товары — одним из способов ниже.
- Впишите количество и, если нужно, цену. Сумма и итог посчитаются сами.
- Внизу слева при желании напишите комментарий.
- Нажмите Сохранить. Переключатель Проведено в карточке реквизитов решает, что произойдёт: включён — документ проведётся и изменит остатки, выключен — сохранится черновиком, чтобы закончить позже. У нового документа переключатель включён, у черновика — выключен.
Поиск товара и сканер#
Под таблицей — поле Найти товар. Начните вводить название, артикул или штрихкод — появится список с остатком каждого товара.
| Клавиша | Что делает |
|---|---|
| ↑ ↓ | Выбрать товар в списке. |
| Enter в поиске | Добавить выбранный товар — курсор сразу встанет в его количество. |
| Enter в строке | Вернуться в поиск за следующим товаром. |
| Esc | Закрыть список, второй раз — очистить поле. Очистить можно и крестиком в поле. |
Сканер штрихкодов работает без мышки: отсканируйте товар — если штрихкод или артикул совпал точно, товар сразу появится в документе.
Так документ на 20 позиций набирается одной клавиатурой: название → Enter → количество → Enter → следующее название.
Другие способы#
- Выбрать из справочника — панель со всеми товарами, фильтрами по категории и бренду и галочкой «В наличии». Отметьте несколько, впишите количество и нажмите Добавить в документ.
- Новый товар — если товара ещё нет в справочнике: создайте его, и он сразу попадёт в документ. То же предлагает поиск, если ничего не нашёл.
Один товар — одна строка: если добавить его повторно, система подсветит уже существующую строку, а из справочника прибавит количество к ней.
Проверки#
- Количество должно быть больше нуля (в инвентаризации можно 0).
- В заказе и закупке нужна цена каждой строки.
- Если товара не хватает на складе, провести расход не получится — система напишет, сколько есть и сколько нужно. Разрешить минус можно настройкой «Продавать товары без остатка».
Проведённый документ#
- Печать — печатная форма, PDF и отправка: заказ поставщику, приходная накладная, акт оприходования, акт списания, накладная на возврат поставщику, инвентаризационная опись, накладная на перемещение. Тот же пункт есть в меню ⋯ в списке и в окне просмотра документа.
- Редактировать — открыть документ для правки. При сохранении старое движение по складу уберётся, а новое запишется, будто документ сразу провели правильно. Если выключить Проведено, документ станет черновиком, и остатки вернутся.
- ⋯ → Удалить — остатки вернутся к состоянию до документа, а сам документ исчезнет из списков и истории товара. Запись о нём останется в журнале «Удалённые документы» (Настройки).
- Изменить или удалить не получится, если товар уже израсходован, а минус запрещён. Удалить закупку с оплатами нельзя — сначала удалите оплаты в «Финансах». Документ, на основании которого создан другой (заказ → закупка, закупка → возврат), удаляется после него.
- Внизу страницы — Связанные документы: основание, документы на его основании и оплаты закупки, со статусом и суммой. Нажмите, чтобы открыть.