Как перенести клиентскую базу из другой программы или таблицы, выгрузить её в Excel и навести порядок с дублями — когда один человек записан в базе два-три раза.
Импорт клиентов из Excel или CSV#
Подходит выгрузка из любой программы учёта, таблица Excel или Google Таблица, сохранённая как .xlsx или .csv.
- Откройте Клиенты и откройте меню Excel → Импорт из Excel.
- Выберите файл или перетащите его в окно. Файл читается прямо в браузере, на сервер уходят только данные клиентов.
- Проверьте блок Что нашли в файле: сколько строк, какие колонки распознаны и первые строки для примера. Колонки находятся по заголовкам. Если нужная не распозналась, переименуйте её заголовок в файле — например, в «Телефон» — и нажмите Другой файл, чтобы загрузить его заново.
- Выберите, что делать, если клиент уже есть (тот же телефон):
- Дополнить данными из файла — заполненные в файле поля обновятся, заметки допишутся к существующим, а не заменят их;
- Не трогать — добавить только новых — существующие клиенты останутся как есть.
- Включите или выключите перенос бонусного баланса и истории: визиты, оплаты и последний визит.
- Нажмите Импортировать. Большой файл загружается частями — следите за полосой прогресса. В конце будет итог: сколько добавлено, обновлено и пропущено.
Какие колонки нужны#
Обязательно — имя или телефон: строка без того и другого пропускается. Если имени нет, клиент сохранится под номером телефона. Остальное по желанию.
| Поле | Как может называться колонка | Заметка |
|---|---|---|
| Имя | Имя + Фамилия, ФИО, Клиент, firstName + lastName | Имя и фамилия из разных колонок склеиваются |
| Телефон | Телефон, phone | По нему ищутся уже существующие клиенты |
| Второй телефон, email, пол, день рождения, адрес | Телефон 2, Email, gender, birthday, Адрес | Неверный email просто не сохранится |
| Заметки | Заметки, notes | |
| Теги | Теги, tags | Через запятую. Тегов, которых ещё нет, система создаст сама |
| Бонусы | Бонусы, balance | Переносится, только если у клиента у нас ещё нет бонусов |
| Визиты, оплаты, последний визит | Визиты, Оплатил, visits, paid, lastVisit | Учитываются в колонках «Посещения» и «Продажи» |
Наша собственная выгрузка («Экспорт») тоже подходит для импорта — например, чтобы перенести базу из одного кабинета в другой.
Повторный импорт не задваивает историю. Если клиент найден по телефону, визиты и оплаты из файла к нему не прибавляются: в файле они уже могут включать наши записи. Перенесённая история добавляется только новым клиентам и тем, кто найден по коду из той же прошлой программы.
Пример#
В файле 1 200 строк, из них 150 клиентов с телефонами, которые уже есть в базе. Режим «Дополнить данными из файла»: добавится 1 050 новых, 150 обновятся, их заметки допишутся. Режим «Не трогать»: добавится 1 050 новых, 150 будут пропущены.
Экспорт базы в Excel#
Пункт Excel → Экспорт в Excel над списком сразу скачивает файл clients_ГГГГ-ММ-ДД.xlsx со всеми клиентами. В файле: код, имя, телефоны, email, пол, день рождения, адрес, заметки, теги, бонусы, номер карты, число визитов, сумма оплат, последний визит и дата добавления.
Пригодится для резервной копии, для рассылки в другом сервисе или чтобы показать бухгалтеру.
В файле персональные данные клиентов. Не пересылайте его в открытые чаты и удалите копии, когда они больше не нужны.
Похожие клиенты и объединение дублей#
Дубли появляются, когда клиента вписали заново вместо поиска, когда он записался онлайн с другого номера или после импорта. Из-за дублей история визитов, бонусы и долги разбросаны по разным карточкам.
Как найти дубли#
- Автоматически: кнопка Похожие клиенты над списком. Система покажет группы, где совпадает телефон, email или имя вместе с последними цифрами телефона. У каждой группы — кнопка Объединить.
- Галочками: отметьте в списке 2–10 карточек одного человека — внизу появится панель с кнопкой Объединить.
- Из карточки: меню в строке или кнопка в карточке → Объединить с…, затем найдите второго клиента по имени или телефону.
Как проходит объединение#
- В окне объединения видны все выбранные карточки: сколько у кого записей, продаж, платежей, бонусов, депозит и долг.
- Выберите основного клиента — того, кто останется. По умолчанию предложен тот, у кого больше истории.
- Для каждого поля (имя, телефон, email, день рождения, карта, Telegram, уровень лояльности) выберите, чьё значение оставить.
- Поставьте галочку «Понимаю: объединение нельзя отменить» и нажмите Объединить.
Что произойдёт:
- все записи, продажи, платежи, абонементы, отзывы и теги перейдут к основному клиенту;
- бонусные балансы сложатся, депозиты и долги пересчитаются по общей истории;
- телефоны и email, которые не выбраны, не потеряются: второй телефон попадёт в «Телефон 2», остальное — в заметки;
- заметки всех карточек объединятся;
- остальные карточки удалятся, а в карточке основного появится блок «Объединён с» — кого присоединили, когда и кто.
Объединение выполняется целиком или не выполняется вовсе: если что-то пошло не так, ни одна карточка не изменится. Клиента «Гость» объединять нельзя — это общая карточка для записей без клиента. Объединять могут сотрудники с правом «Удалять клиентов», кроме мастеров.
Пример#
«Мария Иванова, +7 916 111-22-33» — 12 визитов и 300 бонусов. «Маша, +7 903 444-55-66» — 2 онлайн-записи и 50 бонусов. Основной — Мария Иванова. После объединения: одна карточка, 14 записей, 350 бонусов, а +7 903 444-55-66 сохранён как второй телефон.